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初心者必見!これさえ読めばわかる!Googleカレンダーの使い方

2021年11月11日

Googleカレンダーは便利なツールですが、使い始めて間もない人は戸惑うことかもしれません。本記事では、Googleカレンダーを使い慣れていない方でも分かりやすいよう、基本的な使い方から解説します。

Googleカレンダーでどんなことができる?

自分の予定を登録するのはもちろん、ほかの人の予定を見ることが簡単にできます。コロナ禍で増えたWeb会議も、Googleカレンダーを使えば簡単にセッティングできます。相手の予定を確認し、空いている日時に会議を設定し、招待する、という一連の流れをすべてGoogleカレンダー上で完結できるのが嬉しいですね。Web会議にアクセスするためのGoogle MeetやZoomのURLを添付しておくと、当日スムーズに会議をスタートできますよ。また、Googleアカウントを複数持っている人は、それらの予定を一つのカレンダー画面で管理することができます。

予定を登録・変更・削除する

Googleアカウントにログインする

既存のGoogleアカウントにログインするか、アカウントをまだ持っていない場合は新規登録します。アカウントの作成は無料でできます。

Googleカレンダー画面に移動する

右上の小さな丸が九つ並んでいるアイコンをクリックし、「カレンダー」を選択します。

予定を登録する

1.画面左上の「+作成」ボタンをクリックします。

2.「タイトルを追加」と書いてあるタイトル欄に、「ミーティング」など、予定のタイトルを入力します。

3.日時を設定します。日付をクリックして日にちを設定し、時間をクリックして予定の始まりと終わりの時刻を設定します。終日の予定の場合は「終日」にチェックマークを入れます。

4.通知を設定します。通知を設定すると、予定の5分前、10分前などにリマインドさせることができます。釣り鐘のマークの欄をクリックし、予定のどのくらい前に通知するかを選択して設定します。

5.保存をクリックします。

定期的な予定を登録する

毎月の定例ミーティングなど、あらかじめ決まっている定期的な予定を登録します。ここでは例として毎月第1金曜日の定例ミーティングを登録します。

1.画面左上の「+作成」ボタンをクリックし、時計マークの欄をクリックします。

2.日時を設定します。ひとまず一番直近の金曜日をクリックし、ミーティングの開始時間と終了時間を設定します。

3.「繰り返さない」となっているプルダウンから、「毎月第1金曜日」を選択します。

4.通知を設定したい場合は、「予定を登録する」で説明した手順で設定します。

5.「保存」をクリックします。

予定を変更・削除する

予定を変更したい場合は下記の手順で行います。

1.カレンダー上で、予定をクリックします。

2.「編集」マークをクリックします

3.変更したい項目を編集します。

4.「保存」をクリックします。

予定自体を削除したい場合は、、ごみ箱のイラストの「削除」アイコンをクリックします。

ほかの人の予定を確認する

ここまでは基本的な使い方について説明してきました。ここからは他の人の予定を確認する、会議に招待する方法を説明します。

誰かとミーティングをしたいときなど、相手が空いている時間帯を知りたいときには、相手の予定を見て確認できます。

1.画面の左側「ゲスト」欄の「ユーザーを検索」と書いてある窓に予定を知りたい相手の名前を入力します。一度検索すると、次回から自動で選択肢が表示されます。

2.カレンダー上に、自分の予定とあわせて相手の予定が表示されます。

Web会議に招待する

相手をWeb会議に招待する手順は以下の通りです。

1.カレンダー上で招待したい日にちをクリックする

2.「ゲストを追加」欄に相手の名前を入力し、選択肢として表示された人物の中から選択する

3.「時間を探す」をクリックし、メンバー全員が空いている時間帯の空白部分をクリックする

4.開始時間、終了時間に間違いがないか確認する

5.Zoomなどの会議URLが決まっている場合は「説明を追加」欄にURLをコピー&ペーストします。

Google Meetで会議をする場合は「Google Meetのビデオ会議を追加」をクリックすれば、自動でURLが作成されます。参加者は当日そのURLをクリックします。

6.「保存」をクリックします。すると、「ゲストに招待状を送信しますか?」というメッセージが表示されますので、「送信」をクリックします。

7.相手のGmailアドレスに招待されたことを知らせるメールが届きます。

8.カレンダー上に自分のスケジュールと、招待した人の予定が色分けされて並べて表示されます。

9.招待した人の予定をクリックして確認すると、相手が出席可能と返答したかどうかがわかります。

プライベートと仕事の予定をあわせて管理できる!

プライベート用のGoogleアカウントと仕事用のGoogleアカウントがある場合は、Googleカレンダー上で両方の予定を一元管理してはいかがでしょうか。以下に方法を説明します。

仕事用のアカウントにプライベート用のアカウントを同期する

1.仕事用で使っているアカウントでログインし、左側の「他のカレンダー」の「+」アイコンをクリックし、「カレンダーに登録」を選択します。

2.カレンダーを追加 というメッセージが出るので、追加したいアドレスを入力します。

3.アクセス権をリクエスト をクリックします。

4.プライベート用のGoogleアドレスに「○○さんからカレンダー共有のリクエストが届いています」というメールが届くので、「このリクエストを受け入れる場合は・・・」以降のリンクをクリックします。

5.「特定のユーザーと共有」という表示が出たら、「送信」を押してください。

6.仕事用のメールアドレスに「○○さんがあなたとカレンダーを共有しました」というメールが届くので、メッセージ内の「このカレンダーを追加」というリンクをクリックします。

7.仕事用のGoogleカレンダーに、仕事の予定とプライベートの予定が両方表示されるようになります。

まとめ

予定の登録など基本的な使い方に加え、ほかの人の予定を確認したり、Web会議に招待したりする方法についてお伝えしました。フリーランスでお仕事をされている方、変則的なスケジュールで勤務されている方、家庭と両立してお仕事をされている方などは、この記事で紹介した方法で仕事用とプライベート用のスケジュールを一緒に管理すると便利です。Googleカレンダーを使いこなして、予定を賢く管理しましょう。

満永 亜美

この記事を書いた人

満永 亜美

サイトエンジン株式会社の社内Webライター。自社サイト内の記事をはじめ様々な記事のライティング・校正を行っています。

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