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伝わりやすい資料作成方法とは?コツや手順を解説

2021年9月1日

こんにちは、サイトエンジン株式会社の山口です。
サービスをリリースする際やお客様に提案をする際に資料作成をすることが多くあると思います。
今回は資料作成の際に注意しなければいけない点や手順を踏まえて、伝わりやすい資料作りについて解説します。

目次

まずはドキュメントで流れをまとめる

最初からPowerPointやGoogleスライドにまとめようとせず一度ドキュメントに流れを記入しましょう。文字ベースで資料の流れをまとめるとどこのページにどのような文字を挿入すべきかが明確になり、資料作成がスムーズになります。

トーン&マナーを設定する

デザインやライティングをするにあたって統一感を持たせるためのルールを設定しましょう。トーン&マナーを設定することで使用するフォントやカラーが決まりやすくなります。そのためトーン&マナーの設定はスライドデザインを作成する際には必要な手順です。

フォントの種類を絞る

フォントがばらばらだと統一感がなくなり脳にストレスを与えてしまいます。右の画像のようにフォントを統一し、大きさも強調したいところとそれ以外でそろえることで、伝わりやすさがアップします

フォントによって伝えたい雰囲気やイメージを生成することができます。よく利用されるフォントは明朝体やゴシック体、メイリオがあります。例えば明朝体では文章を読むにあたって疲れにくいという特徴があり、長い文章においてよく利用されるフォントです。ゴシック体は視認性が高いという特徴があり、最も伝えたい情報を強調するのに利用されることが多いです。

ベースカラーとメインカラー、アクセントカラーの3色を決める

左の画像はカラフルで、一見明るい印象を与えて良い資料だと思ってしまうかもしれませんが、どこを強調したいのかが明確ではありません。本当に伝えたいメッセージはどこなのかを明確にし、アクセントカラーを追加することが必要です。右の画像では「スキルを可視化するということに着目したサービス」というメッセージを伝えるためにアクセントカラーを使用し強調しています。背景などに使うベースカラーは70%程度、デザインの中心となるメインカラーは25%程度の比率で配色すると、バランスが良くなります。

文字は最小限に

伝えたいメッセージが多く文章が長くなることがよくあります。たとえ伝えたいメッセージが多くても、箇条書きや本質情報に絞るなどをして端的に伝える必要があります。文字が多いだけで読みにくいという第一印象を与えてしまいます。最小限の文字数にするということは、資料を最後まで見てもらうという観点において重要な指標です。

配置と余白を整える

資料作成のデザインにおいて配置と余白は大切です。例えば、下から上に向かって読むような形式をとってしまうと視線の流れに逆らってしまい読みにくい資料になってしまいます。視線の流れは左上から右下であると言われています。画像や図形を配置するときには視線の流れに注意して配置するようにしましょう。

文章にある程度の余白を与えるためには箇条書きがおすすめです。
箇条書きにすると伝えたいことが端的にまとめやすくなり、読み手にとってストレスのないデザインになります。

まとめ

資料を作成する目的は、文字だけでは伝わりづらいものを伝えることです。
そのコンテンツは本当に資料にした方が良いのかを吟味した上で作成することが重要です。まずは伝えたいメッセージを文字で起こし、そのメッセージをより理解してもらいやすくするために図形や画像を用いてデザインしていきましょう。

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山口 駿

この記事を書いた人

山口 駿

デジタルマーケティング企業で長期インターン中の大学生。Webライティング/新規メディア事業に携わる。主にオウンドメディアの運用、メディア事業のリリースを担当。幅広い知識とノウハウを蓄積するために日々精進しています。

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